Al finalizar el ejercicio social de una empresa, uno de los pasos cruciales en el proceso contable es la legalización de los libros contables en el Registro Mercantil, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social. Este procedimiento asegura la validez y la integridad de los registros financieros de la empresa, y es un aspecto fundamental para el cumplimiento de las obligaciones mercantiles.
Los libros contables se legalizan para que no se puedan alterar los apuntes contables con posterioridad a su legalización, por lo que su valor es probatorio frente a tribunales u organismos públicos.
¿Qué libros deben ser legalizados?
Todos los empresarios están obligados a llevar y legalizar los siguientes libros en el Registro Mercantil:
- Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: Documenta los estados financieros y el inventario de la empresa (Art. 25 del Código de Comercio).
- Libro Diario: Registra todas las operaciones diarias de la empresa (Art. 25 del Código de Comercio).
- Libro de Actas: Incluye las actas de las juntas generales y de los órganos colegiados de la sociedad (Art. 26 del Código de Comercio y Art. 106 del Reglamento del Registro Mercantil).
- Libro Registro de Acciones Nominativas: Exclusivo para Sociedades Anónimas.
- Libro Registro de Socios: Exclusivo para Sociedades Limitadas (Art. 27 y 28 del Código de Comercio).
- Libro Registro de Contratos: Aplicable solo a Sociedades Unipersonales (Art. 16 de la Ley de Sociedades de Capital).
¿Cómo legalizar los libros de contabilidad telemáticamente?
Conforme a la Ley 14/2013 de 27 de septiembre, conocida como la «Ley de Emprendedores», la legalización de los libros debe realizarse en formato electrónico. Para ello, sigue estos pasos:
- Certificado Digital: Asegúrate de contar con un certificado digital válido.
- Uso de la Plataforma Legalia: Accede al sistema de legalización telemática a través de la página del Colegio de Registradores, utilizando tu certificado.
- Rellenado de Datos: Completa la información requerida y sigue las indicaciones del manual de ayuda disponible en la plataforma.
- Recepción de Acreditación: Tras la presentación, recibirás una confirmación telemática de la legalización o, en su defecto, un aviso de que la presentación ha sido calificada como defectuosa.
¿Qué ocurre si no se legalizan los libros o se hace fuera de plazo?
¿Qué ocurre si no se legalizan los libros o se hace fuera de plazo?
Aunque la falta de legalización de los libros no acarrea sanciones directas, es recomendable cumplir con esta obligación para evitar posibles problemas legales en el futuro. En caso de no legalizar los libros dentro del plazo establecido, el Registrador lo anotará en la diligencia del libro y en el asiento correspondiente, pero la empresa no enfrentará sanciones automáticas, salvo que los libros sean requeridos en un litigio.
Si tienes alguna duda o necesitas asesoramiento de documentos mercantiles, no dudes en ponerte en contacto con los expertos de Vázquez y Manchón
